Hay máquinas que no suelen salir en las fotos de equipo, pero sin las que una oficina simplemente no funciona. Una de ellas es la fotocopiadora. No importa si estás al frente de un despacho pequeño, una empresa en crecimiento o un departamento con mucho movimiento: tarde o temprano llega el momento de hacer una copia urgente, escanear un documento clave o enviar un presupuesto por email desde el mismo lugar donde lo acabas de imprimir. Y ahí, cuando todo tiene que fluir, es donde se nota si cuentas con un buen equipo… o con un problema en potencia.
Hoy las fotocopiadoras han dejado de ser un simple periférico para convertirse en auténticas aliadas del día a día. Porque estos aparatos, además de imprimir, también escanean, fotocopian, mandan correos, almacenan archivos en la nube e incluso ayudan a mantener la confidencialidad de tus documentos. Todo esto desde un solo dispositivo que, si está bien elegido, trabaja por ti sin que te des cuenta.
Es necesario, por tanto, elegir el equipo multifunción perfecto para la carga de trabajo de la oficina. Y es que, como ya es sabido, estas máquinas, en la actualidad, van más allá de simplemente comparar precios. Es fundamental localizar y adquirir un equipo que se integre a la perfección con el flujo de trabajo, que agilice las tareas repetitivas, que reduzca al máximo los errores humanos y, especialmente, que no haga perder el tiempo cada vez que se necesita algo tan elemental como un escaneo nítido o una impresión sin que se produzcan atascos.
No hace falta dirigir una gran empresa para notar la diferencia que supone contar con un equipo así. Desde pequeñas gestorías hasta clínicas, academias o estudios de arquitectura, en todos esos entornos, donde el papel sigue teniendo un peso importante, la eficiencia empieza en la máquina que lo gestiona todo. Ahorra espacio, reduce costes eléctricos, minimiza la necesidad de mantenimiento y, en muchos casos, permite asignar perfiles de usuario para tener un mejor control del gasto en papel o consumibles.
Además, los modelos actuales suelen incorporar conectividad con plataformas como Google Drive, Dropbox o sistemas de gestión documental específicos, lo que permite trabajar sin papeles y mantener todo ordenado con apenas unos clics. Algunas empresas incluso utilizan funciones como la impresión segura o el acceso con PIN para evitar que documentos confidenciales caigan en manos equivocadas. Y es aquí donde una buena elección inicial cobra sentido.
Si bien es cierto que estamos ante un mercado saturado, con un poco de información lograremos dar con el proveedor más adecuado. En este sentido, no hay que fijarse únicamente en quién ofrece un modelo más barato que la competencia, sobre todo habrá que asegurarse de que ofrezca un buen servicio técnico, con formación si es necesario y con soluciones personalizadas inmediatas.
Una empresa especializada en este tipo de soluciones y reconocida por sus clientes es la que encontrarás en la siguiente ficha de Google. Ahí puedes consultar su reputación, ver dónde se encuentran y ponerte en contacto si necesitas asesoramiento personalizado:
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Ficha de empresa en Google
No es casualidad que cada vez más negocios apuesten por actualizar sus equipos. Porque cuando la tecnología funciona sin pedir atención, el equipo humano puede centrarse en lo que realmente importa: hacer bien su trabajo. Y eso, a fin de cuentas, es lo que toda oficina busca.
Si estás pensando en renovar tus dispositivos, hazlo con calma, pero con criterio. Un buen equipo multifunción es una inversión que mejora tu productividad, pero también te da tranquilidad.
